Slik bygger du workflows i HubSpot

Kort oppsummert:

1. Planlegg workflowen – definer mål, målgruppe og ønsket effekt
2. Velg riktig triggers – hva skal starte workflowen?
3. Definer handlingene – e-poster, oppgaver, logikk og oppdatering
4. Bygg e-postworkflows med riktig timing og innhold
5. Lag lead nurturing-løp som forbereder leads til salg
6. Test, mål og juster løpende for optimal effekt

Hva er workflows i HubSpot?

Workflows i HubSpot er automatiserte sekvenser som trigges av spesifikke hendelser eller kriterier. Det er HubSpots verktøy for å skape arbeidsflyt – for eksempel når noen laster ned en mal på en nettside og får den automatisk tilsendt på e-post. Når kriteriene er oppfylt, utfører workflowen definerte handlinger — som å sende e‑post, opprette oppgaver og oppdatere datapunkter, for eksempel stilling eller endre avtale status. Fordelene med workflows er mange: Du sparer tid, reduserer risiko for menneskelige feil, øker konsistensen i kundereiser og sikrer at ingen leads “faller mellom stolene”.

Vi ser ofte at bedrifter bare bruker 20% av HubSpots workflow-potensial. De fleste stopper ved enkle e-postsekvenser, men det er når du kobler workflows til hele kundereisen at den virkelige magien skjer, sier Nana Grace Kwapong, avdelingsleder i Røtter.

Grunnleggende om workflow automation

Workflow automation handler om å bruke systemer til å håndtere repetitive oppgaver, slik at teamet ditt kan fokusere på strategi og vekst. I HubSpot er dette integrert i plattformen og kan utspille seg på tvers av salg, marked og kundeservice.

Eksempler på workflows:

• Velkomst­sekvenser for nye kontakter
• Lead nurturing for leads som ikke er klare for salg
• Oppfølging av support­henvendelser
• Gjenaktivering av inaktive kunder

Slik setter du opp automatisering som virker:

Steg 1: Planlegg workflowen – definer mål, målgruppe og ønsket effekt

Før du går inn i HubSpot og klikker «Create workflow», bør du definere:

• Hvilket problem workflowen skal løse (f.eks. «vi mister leads som ikke mottar oppfølging»)
• Hvem som skal være målgruppe eller hvilke kriterier som skal gjelde
• Hvilke steg som skal skje – hvilke handlinger og resultater du ønsker
• Hvordan du måler suksess (hvilke KPI‑er)

Steg 2: Velg riktig triggers. Hva skal starte workflowen?

En trigger er startpunktet for workflowen — det som «setter den i gang». I HubSpot kan det være mange typer: skjema­innsending, egenskapsendring, sidevisning, avtale­fase, osv.Vurder derfor om:

• Skal workflowen starte umiddelbart eller etter en forsinkelse?
• Hvilke kriterier må kontakten/objektet oppfylle?
• Skal man kunne re‑enrolle kontakter og hvordan håndteres det?

Husk at re-enrollment er kraftfullt, men kan også føre til uønskede løkker hvis det ikke brukes bevisst. Sørg for å definere tydelige kriterier for når kontakter skal kunne gå gjennom workflowen på nytt.

Steg 3: Definer handlingene – e-poster, oppgaver, logikk og oppdatering

Når triggeren er definert, handler det om hva som skal skje videre:

• Send e‑post eller SMS
• Opprett oppgave i Sales Hub eller Service Hub for riktig team
• Oppdater informasjon (kontakt, bedrift, avtale)
• Legg til eller fjern fra liste eller segment
• Regelbasert fly (Hvis/da-logikk)
• Forsinkelser (f.eks. vent to dager før neste steg)Når du bygger workflowen, husk følgende: Enkelhet vinner over kompleksitet. En tydelig «trigger → handling» gir raskere gevinst og enklere feilsøking.

Steg 4: Bygg e-postworkflows med riktig timing og innhold

Automatisk e‑postoppfølging er ofte et av de mest effektive bruksområdene for workflows i HubSpot:

• Velkomstserie for nye abonnenter
• Lead nurturing for leads som har vist interesse, men ikke gjort handling
• Oppfølging etter webinar eller nedlasting
• Re‑engasjering av kontakter som har vært passive

I workflows er det viktig med personalisering og timing. Bruk kundedata og segmentering (og ikke bombardér folk med e-poster).

Les også vår guide om marketing automation med HubSpot

Steg 5: Lag lead nurturing-løp som gjør leads til salg

Lead nurturing workflows handler om å bygge relasjoner og tillit, og forberede leads til salg. Eksempler på dette kan være:

• En potensiell kunde laster ned et whitepaper. Det utløser en e-postserie med nyttig og relatert innhold, samtidig som markedsteamet varsles for oppfølging.
• En interessent viser kjøpssignaler ved å besøke pris- og produktsidene flere ganger. Selger får en automatisk oppgave, og personen mottar en e-post med relevante kundehistorier.
• En tidligere kunde som ikke har vært aktiv på en stund, får en serie e-poster med tilbud, innhold eller en personlig sjekk-inn for å gjenoppta dialogen.

Ved å bruke ting som lead‑score, segmentering og relevante triggere, får du bedre relevans og høyere konvertering.

Steg 6. Test, mål og juster løpende for optimal effekt

Ingen workflow bør «bare settes i gang og glemmes». Du bør:

• Teste workflowen med et lite segment før full utrulling
• Monitorere historikk og se etter feil som «infinite loop» (for eksempel når en workflow endrer et felt som også er trigger for samme workflow, eller kriterier som aldri trigges)
• Sjekke resultater mot KPI­er
• Justere handlinger, forsinkelser eller kriterier hvis effekt uteblir
• Dokumentere ulike workflows og gi dem tydelige navn slik at du unngår overlapp og konflikter

Når du har fått på plass grunnleggende workflows, kan du gå videre med avanserte strategier som A/B-testing, analytics og integrasjoner. Les mer om dette i vår artikkel om CRM-workflows og optimalisering.

Workflow eksempler

Her er noen praktiske eksempler på hvordan du kan bruke workflows i HubSpot – tilpasset ulike deler av kundereisen:

• Velkomstløp for nye leads
  Når noen melder seg på nyhetsbrev eller laster ned innhold, starter en automatisert e-postserie som introduserer merkevaren og gir merverdi fra første dag.
• Kvalifisering og videreføring til salg
  Når en interessent oppfyller visse kriterier (f.eks. høy poengscore eller besøker viktige sider), varsles selger automatisk og får tildelt oppfølging.
• Kryss- og mer­salg til eksisterende kunder
  Basert på tidligere kjøp eller atferd, mottar kundene anbefalinger, tilbud eller invitasjon til demo av relevante tilleggstjenester.
• Onboarding av nye kunder
  Når en avtale lukkes, trigges en onboarding-workflow som sender nyttig informasjon, ressurser og kontaktpunkter – ofte gjennom Service Hub.
• Aktivering av passive kunder
  Kunder som ikke har vist aktivitet på en stund mottar en tilpasset e-postserie som kan inneholde nytt innhold, eksklusive tilbud eller en invitasjon til samtale.

Min favoritt-workflow? Når en lead besøker prissiden tre ganger på en uke uten å konvertere, får selger automatisk beskjed med full kontekst. Det har blitt mange lukkede avtaler av den enkle automatiseringen, sier Kwapong.

Hvorfor skal du velge Røtter?

1. Vi gir deg tett og direkte tilgang til teknisk kompetanse på HubSpot – uten mellomledd.
2. Vi jobber med forutsigbare fastprispakker – du vet hva du får.
3. Vi har erfaring med både strategi, implementering, automatisering og optimalisering – slik at dine workflows ikke bare bygges – de gir resultater.
4. Våre leveranser er strukturert, datadrevne og integrerte i hele kundereisen – ikke bare e‑postserier.

Få mest mulig ut av HubSpot - Kontakt oss for en prat i dag!